Esquema Metodológico de la Planificación Estratégica

Relevamiento y estudio del Lic. José A. Riquelme Escudero. Fuentes consultadas: Diplomado en Desarrollo Organizacional TEC Monterrey. Año 2003.

 

ANTECEDENTES

¿Que es la planificación estratégica? Es un proceso sistemático que provee dirección a una institución en respuesta a un entorno cambiante para lograr resultados determinados.

 

A través de ella definimos entre otros:

-          La razón de ser, para que existimos.

-          ¿Que hace? Cuales son nuestros propósitos, objetivos, metas, etc.

-          ¿Como espera lograrlo? Como esperamos lograr dichos propósitos.

-          ¿Hay suficientes recursos para implementar? De donde quitaremos el dinero, como financiaremos las actividades.

Que beneficios brinda la planificación estratégica?

 

-          Ayuda como medidor de la credibilidad de la organización, da transparencia al mostrarse al publico en su propia esencia de creación y desarrollo, pues acerca los objetivos, propósitos y fuentes de financiación, así como la posibilidad del monitoreo del uso de los recursos.

-          Expresa la visión de la organización al publico en general, es decir le exponemos en forma clara nuestra razón de existencia, para que nos formamos, cuales son nuestras intenciones.

-          Permite identificar los problemas potenciales a través de el estudio de las realidades, las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, y al mismo tiempo las alternativas de acción, principalmente al ser un monitoreo de un futuro aun en la puerta.

-          Nos permite evaluar resultados obtenidos y frustrados a través del establecimiento de niveles de control o herramientas de control y medición.

-          El proceso es participativo y busca el consenso, potencia el intercambio de información y coordinación en el personal, esta participación inherente a él genera la adhesión y la motivación en toda la estructura.

-          Permite adelantarse a los hechos y en una vista considerar los recursos disponibles versus las necesidades u objetivos propuestos, pudiendo administrar que se hace ahora y que no.

-          Evita la desilusión de los diferentes estamentos o grupos envueltos, y el retiro de los voluntarios, aportantes y clientes, ya que de alguna manera todos compartes hacia donde ir y que los ha traído en ese espacio.

 

 

 

Elementos del Plan Estratégico

 

1-  VISIÓN

 Representa el ideal buscado, es una imagen de cómo sería el mundo (comunidad) si la OSC tuviera éxito; en ella se reflejan los valores que buscamos, debe ser dinámica no limitante al entorno coyuntural, de fácil entendimiento y por sobre todo una inspiración para el que lo lee.

 

Componentes básicos a tener en cuenta:

  1. Análisis del entorno
  2. Valores éticos y morales
  3. Publico al que llegara
  4. Análisis interno.

 

Ejemplo: Caso practico sobre la Fundación Kuarahyse – Asunción - Paraguay

 

VISION – Kuarahyse

Buscamos ser reconocidos como una OSC que en los próximos 10 años promueva el desarrollo de ciudadanos comprometidos con su entorno y activos al desarrollo sostenido del país, elevando la calidad de vida sobre la base de relacionamientos inspirados en nuestro mayor “capital social” representado por virtudes de la ética y las dianoéticas.

 

Entendiendo por ética aquellos valores prácticos que hacen al desarrollo de los hombres, tales la justicia, la honestidad, la templanza, la prudencia, la libertad, la tolerancia, es decir un ser ético o ser integro.

 

Y por Dianoeticas el recto ejercicio de la actividad racional de las personas, complemento indispensable en al desarrollo intelectual, pues únicamente así aseguramos la justa aplicación del conocimiento y su transformación real en la sabiduría anhelada.

 

Elementos ambos históricamente pilares de nuestro capital social.

 

2- MISION

La misión define en forma concreta cuanto hacemos, para quien lo hacemos y porque o para que lo hacemos, a diferencia de la Visión que es una proyección en el futuro, pero, trayéndolo a un hoy. La Misión por el contrario busca definir en forma clara, concisa y breve el puente hacia aquel sueño.

 

Componentes de la Misión:

¿Qué hacemos?

¿Para quién lo hacemos?

¿Por qué lo hacemos?

Ejemplo: Nosotros: xxxx proveemos xxxxx para los xxxxxxx con el proposito de xxxxxx.

 

MISION – Kuarahyse

Promovemos y gestionamos el desarrollo de recursos financieros, humanos y de capital social en grupos organizados de la sociedad civil para su aplicación efectiva en la ciudadanía toda, buscando en ello elevar el nivel de vida de todos sus habitantes a través de la toma conciencia y participación responsable.

 

3- Líneas de Acción

Las líneas de acción deben mostrarnos en 3 grandes categorías lo que la organización hace para lograr su misión

1-     Funcional u operativa: En esta línea de acción definimos la estructura administrativa que servirá de apoyo a la búsqueda del logro deseado, principalmente se solventan en la eficiencia (hacer como se debe)  y eficacia (hacer lo que se debe) del actuar deseado, debe contemplar los costos como medios de recaudación de fondos.

2-     Programáticas: Describen el desarrollo del programa a llevar a cabo, por ejemplo programas de fortalecimiento institucional de otras OSC, Desarrollo Sustentable de las comunidades (protección ambiental, desarrollo de trabajos técnicos de la comunidad, educación dirigida, etc.), campañas de educación ambiental o cívica ciudadana (Asunción Linda).

3-     Organizacionales: Esto hace lugar al desarrollo y fortalecimiento de la OSC desde el sistema formal jurídico, pasando por el desarrollo del Liderazgo, del Voluntariado y de los recursos humanos en general.

 

Las líneas de acción se componen de indicadores que ayudan a identificar los logros concretizados y propósitos aun a alcanzar, ellos son:

 

4- Objetivos (SMART)

Describen de manera global lo que la OSC quiere lograr en termino de resultados (50%, miles, etc.) en sus líneas de acción en el periodo del plan.

Deben ser:

Específicos: se debe describir el resultado calificativamente, en términos cuantitativos y cualitativos.

Motivadores: Deben inspirar a alcanzar la misión.

Alcanzables: Se debe analizar la realidad para ponerlo en términos alcanzables pero al mismo tiempo debe representar también un reto hacia algo, únicamente así podemos cambiar el entorno.

Relevantes: Debe estar relacionada a la Visión y la Misión que no pusimos, deber ser algo importante en verdad.

Tiempo Límite: Debe tener un plazo concreto de resultados esperados, esto es importante para su evaluación constante.

 

 

 

LINEAS DE ACCIÓN – Kuarahyse

Funcional u operativa:

1-      Recaudación de fondos.

2-      Administración.

Tiempo Limite

Objetivo 1: Garantizar la solidez Financiera de la OSC para su permanencia en el tiempo.

Adherir a 3 donantes Internacionales y/o nacionales en 12 meses.

Objetivo 2: Proveer una Administración profesional, ágil y efectiva para su transparencia y prestigio institucional.

En el plazo de 6 meses lograr la adjudicación de donantes para el funcionamiento de las oficinas.

 

Programáticas

1-      Relaciones interinstitucionales.

2-      Gerenciamiento y administración de Fondos para el 3er sector.

Tiempo Limite

Objetivo 1: Implementar alianzas estratégicas con otras OSC’s para la educación cívica ambiental.

En lapso de 3 meses desarrollar programas conjuntos intermediando con 4 OSC’s

Objetivo 2: Gestionar el otorgamiento de fondos para 2 proyectos tendientes a elevar el nivel de vida de la población.

En el plazo de 15 meses lograr la concesión y administración del 60% de  fondos necesarios para la puesta en marcha.

 

Organizacionales

1-      Valores y compromisos institucionales.

2-      Aspectos legales y juridicos.

Tiempo Limite

Objetivo 1: Asegurar el compromiso y la participación activa de los miembros de la Junta Directiva, Personal y Voluntarios.

En lapso de 3 meses desarrollar actividades conjuntas que ayuden a la alinear los esfuerzos y afianzar el compromiso.

Objetivo 2: Establecer manuales de procedimientos para la Junta Directiva, el personal y Voluntarios de la OSC.

En los próximos 12 meses obtener fondos para concreción de materiales formativos e informativos internos.

 

 

5- Estrategias

Son los pasos a realizar para lograr los objetivos, son las diferentes actividades que debo realizando para realizar los objetivos.

 

En esta etapa es importante realizar el ejercicio FODA:

Fortalezas: Son la características que constituyen un ventaja para o de mi OSC. (El conocimiento o información, las relaciones, etc.)

Oportunidades: Son los cambios externos que pueden beneficiar la OSC y al publico meta (Escenario socio-económico, reformas fiscales – jurídicas?, etc.)

Debilidades: Características que nos frenan el avance o pueden resultar un riesgo (Creencias, valores, prestigio?, etc.)

Amenazas: Cambios externos que pueden afectar la OSC y al publico meta.

* Público meta: Es al grupo en particular que se quiere llegar.

 

Uso estratégico del análisis FODA

 

Oportunidades

Amenazas

Fortaleza

¿En que medida esta fortaleza nos permite aprovechar la oportunidad que se nos presenta?

 

ATACAR

¿En que medida esta fortaleza nos permite defendernos frente a tal amenaza?

 

 

DEFENDER

Debilidades

¿En que medida esta debilidad no nos permite aprovechar tal oportunidad?

 

 

MOVILIZAR

¿En que medida esta debilidad no nos permite enfrentar tal amenaza?

 

 

 

REFORZAR

 

Ejemplo: Aplicación FODA a Objetivos de Kuarahyse. Objetivos funcionales u operativos.

* Hay que realizar por cada objetivo descrito en el “Plan de acción”

Objetivos

Fortalezas

Debilidades

Objetivo 1: Garantizar la solidez Financiera de la OSC para su permanencia en el tiempo.

-          Conocimiento

-           Transparencia.

-          Alianzas

-          Información

-          Poco compromiso de la Junta Directiva.

-          Numero reducido de miembros socios.

-          Pocos programas de trabajo presentados.

Oportunidades

Amenazas

-          Las relaciones interpersonales de los miembros de la Junta.

-          Alianzas estratégicas y éxito en programas pasados.

-          Controles Fiscales afectados por falta de compromiso.

-          La desaparición por falta de recursos humanos voluntarios.

-          Desconfianza por el poco conocimiento en la gente.

 

Una vez relacionado cada objetivo a los elementos del FODA debemos proceder a identificar si existiesen las exigencias más urgentes de la OSC, necesitamos priorizar los escenarios de acción o planes de acción en función a la urgencia. O SEA identificación de puntos críticos.

 

 

 

 

Ejemplo PUNTOS CRITICOS Kuarahyse

 

-          Falta de Fondos

-          Falta de Socios

-          Falta de publicidad

 

Desarrollo de estrategias:

Falta de Fondos: En cuanto a este punto una de nuestras “Fortalezas”  es la información y relacionamiento de algunos de los pocos miembros de la Junta, esto debemos aprovecharlo a través del envío en los próximos 3 meses de proyectos hacia esta fuentes, así, a través del funcionamiento efectivo y constante de nuestra OSC tendremos una presencia ante los entes de control.

Otras estrategias al respecto son:

-          Involucrar a la población

-          Alianzas con otras OSC’s

-          Cuotas por Servicios, o porcentajes en los fondos hacia terceros

-          Diversificar las fuentes de ingresos.

-          Generación de ingresos propios: Servicios o productos propios. Que puede ser?

 

Falta de Socios: El proyecto “Asunción Linda” y su éxito, nos permite la posibilidad de reclutamiento de nuevos miembros tanto para la Junta Directiva como para un sistema de Voluntariado de base, lo cual potenciado a través de medio de comunicación nos dará credibilidad ante la ciudadanía.

 

6- METAS – SMART

Las metas son los resultados concretos que apoyan el logro de los objetivos, son nuestros indicadores reales del logro alcanzado.

 

Los mismos deben ser:

Específicos: Debe describir el resultado calificativamente

Mesurables: Debe ser cuantificable.

Alcanzable: De acuerdo al análisis del FODA

Relevante: Deben estar relacionados directamente a los objetivos propuestos

Tiempo resumido: Es decir debe estar claramente identificado el tiempo mínimo y máximo requerido según el objetivo descrito

 

Ejemplo de Meta:

1-     Se aprobaran XX proyectos de XX naturaleza en XX tiempo.

2-     Mantendremos un mínimo de XX del XX% sobre el total de la cartera, como cartera morosa en XX años.

3-     Difundiremos los servicios especializados que prestamos a un 90% del publico identificado, en un periodo de XX años.

4-     Aumentaremos las ventas en un XX% en un periodo de XX años.

 

 

 

Ejemplo META Kuarahyse

 

1-     Se enviaran 2 proyectos a posibles donantes Internacionales, con el borrador de los proyectos de Salud y Educación Cívica, solicitando un aporte inicial para el desarrollo del área administrativa de la OSC Kuarahyse en los próximos 3 meses.

2-     Afianzar y Potenciar relaciones con OSC’s aliadas ( Rotary, Club de Leones, AFS, Municipalidad) para la publicidad conjunta de la 2da parte del proyecto Asunción Linda en los próximos 3 meses.

3-     Realizar campaña de reclutamiento de voluntarios por 1 medio radial en los próximos 3 meses.

 

 

7- ACTIVIDADES

 

Así como cada “Línea de acción” tiene un “Objetivo”, y cada objetivo tiene varias “metas”, éstas a su vez requieren de una serie de acciones para implementarlas llamadas “Actividades”

Es decir son el plan de implementación propiamente dicho, las cosas que empezamos a hacer.

 

PASOS

-          Seleccionar una meta

-          Hacerlo participativo a todos los Directores de proyectos

-          Hacer listado de actividades primordiales a llevar a cabo.

-          En el plan de implementación, las actividades se pueden disgregar en tareas mas menores, es decir pequeñas cositas a hacer..

 

Ejemplo de Actividades: Meta: Que estudiantes de 7 escuelas conozcan la importancia de la conservación del Mbaracayu en un año.

1-     Organizar visitas al parque apoyando a los que no puedan cubrir el costo.

2-     Formar clubes ecológicos.

3-     Imprimir materiales.

4-     Capacitar a profesores.

5-     Dar Charlas.

6-     Comprar autobús.

7-     Reunión informativa semanal, etc.

 

 

Ejemplo ACTIVIDADES Kuarahyse * Meta: Se enviaran 2 proyectos a posibles donantes Internacionales, con el borrador de los proyectos de Salud y Educación Cívica, solicitando un aporte inicial para el desarrollo del área administrativa de la OSC Kuarahyse en los próximos 3 meses.

-          Realizar reuniones entre durante los primeros 20 días de Febrero para delinear intención del grupo medico.

-          Apoyar a la OSC Medica para la culminación de su proyecto e iniciar gestiones para elevar dicha propuesta a nuestros aliados estratégicos Internacionales.

-          Reunirse con los directivos del Rotary Club y del  Club de Leones para iniciar 2da etapa de Asunción Linda.

-          Identificar una persona para concurrir a Radio Ñanduti para entregar información de nuestra fundación, Visión, Misión entre los meses de Marzo/Abril, etc.

 

 

Pasamos luego a Priorizar las actividades en función de las posibilidades que se nos presentan, aquí debemos antes que nada velar por los recursos escasos con que contamos, por ello es importantísimo realizar una primera clasificación en:

 

Prioridades Altas: Si no se cumplen, los objetivos planteados no se cumplirán. Es importante tener un 10% de realización en estas actividades.

Prioridades Medias: Son actividades que haciéndolas contribuirán en gran medida al cumplimiento de los objetivos.

Prioridades Bajas: Son todas aquellas actividades que se podrían realizar en un periodo de tiempo determinado si existiera financiamiento.

 

Es importante aquí luego de esta clasificación, ANALIZAR tres factores que ayudan a asegurar el nivel de prioridad otorgado, son ellos:

a-      El impacto de la actividad a mediano plazo.

b-     Su costo en relación a otras actividades.

c-      El plazo en el que se tiene que ejecutar la meta.

 

Podemos graficar un ejemplo: CUADRO DE PRIRIDADES Kuarahyse

Meta:Enviar 2 proyectos……….

ALTA

MEDIA

BAJA

Comentarios

Realizar reunión con OSC Medica

X

 

 

Ayuda a delinear y compromiso

Apoyar a la OSC Medica para la culminación de su proyecto e iniciar gestiones para elevar dicha propuesta a nuestros aliados estratégicos Internacionales.

X

 

 

Es importante un gran emprendimiento.

Reunirse con los directivos del Rotary Club y del  Club de Leones para iniciar 2da etapa de Asunción Linda.

 

X

 

Continuidad de lo hecho anteriormente.

 

Nota 1: En todos los casos de priorización hay que tener siempre presente el programa de realizado y los recursos económicos.

 

Nota 2: Una vez elaborado el cuadro de actividades priorizadas, pasamos a costear las mismas, es decir identificar precios y montos de las mismas para analizar su viabilidad o no, de ahí la importancia de las priorizaciones, este es el primer paso al ingresar en el PLAN FINANCIERO.

 

 

8-  PLAN FINANCIERO

 

Como hemos visto la necesidad de costera las actividades esta dada por la importancia de ingresar ahora en las proyecciones financieras, es decir el plan financiero o mejor dicho la comprobación de que las cosas que hemos estimado como objetivos, metas y actividades son razonables y son posibles.


Ahora bien, el PLAN FINANCIERO no es simplemente la elaboración de un presupuesto anual de gastos, ya que el mismo al estar en concordancia con el PLAN ESTRATEGICO y al tener este una proyección en el tiempo mayor a 12 meses, incluye en si Objetivos, Metas y actividades que superan el corto plazo de 1 año, plazo para el cual comúnmente se realiza un presupuesto o BUDGET.

 

En el PLAN FINANCIERO por el contrario incluimos costees de actividades mayores a ese tiempo y nuevamente estas están en función a diferentes objetivos, y nuevamente ellos en función a los diferentes segmentos que incluye nuestro PLAN DE ACCIÓN, así que en el cuadro final que ahora intentamos realizar buscaremos consolidar todo nuestro PLAN ESTRATEGICO, de ahí la necesidad de seguir en forma metodologica en su construcción las clasificaciones de prioridades, ya que es en esa misma forma como debemos empezar ahora a clasificar nuestros ingresos necesarios, los que sabemos por su naturaleza provienen de DONANTES que en muchos casos no nos dan una plena seguridad de cesión, por ello al establecer la capacidad de seguridad de los mismos tendrían estos una relación directa sobre las prioridades en actividades.

 

Como punto relevante, al tiempo de iniciar el relevamiento de costos de actividades programáticas, ya deberíamos establecer (incluso antes) el COSTO ADMINISTRATIVO/ COSTO INDIRECTO, ya que el mismo es absorbido por las donaciones hacia los programas (salvo negación de donantes) y es por ello que a mayor programas en ejecución mayor es el grado de absorción de estos costos.

 

Nota 3: Bien podría por ello ya con antelación hacerse un PLAN FINANCIERO DE COSTOS INDIRECTOS (ADMINISTRATIVOS) que permita aplicarse de manera separada a un donante potencial en esa área, como donación de desarrollo, así en el tiempo serán menos los rechazos a cargar determinadas inversiones a nuevos donantes que prefieren destinar su dinero a los COSTOS DIRECTOS O DE ACTIVIDADES. Ver material TEC. Patricia León Melgar